札幌光星学園同窓会 個人情報保護規約
第1条（目的）
本規約は、札幌光星学園同窓会（以下、「本会」という。）が保有する個人情報の取扱いに関する基本的事項を定め、個人情報の収集、利用、保管に関する本会の責務を明確化し、個人情報の適切な保護に資することを目的とする。
第2条（定義）
- 本規約において、「個人情報」とは、札幌光星学園同窓会の会員に関する情報であって、本会が業務上取得・作成したもののうち特定の個人が識別されうるものをいう。
- 本規約において、「本人」とは、個人情報から識別される（又は識別されうる）個人をいう。
第3条（責務）
- 本会は、個人情報保護の重要性に鑑み、個人情報保護のため必要な措置を講じるとともに、個人情報の収集、利用、保管に際しては、本人の人権の尊重、プライバシーの保護に努めなければならない。
- 本会の役員・役員であった者は、業務上知りえた個人情報の内容を漏洩又は不当な目的に使用してはならない。
第4条（個人情報保護委員会）
- 本会は、個人情報保護を適正に行うために個人情報保護委員会（以下、「保護委員会」という。）を設置する。
- 保護委員会は、本会が取扱う個人情報の収集、利用、保管に関する必要な事務を協議のうえ決定し執行する。
- 保護委員会の委員長は本会の事務局長がその任に当たり、委員長が他の委員を任命する。委員会メンバーは委員長を含め5人とする。
- 委員長は、事務局長在任期間中その任にあたるが、他の委員の任期は2年とする。ただし、他の委員の再任を妨げない。
第5条（収集の制限及び方法）
- 個人情報の収集は、本会の業務に必要な範囲内で、利用目的を明確に定め、その目的達成に必要な最小限度の範囲で行わなければならない。
- 個人情報の収集は、適正かつ公正な手段により本人から直接に行わなければならない。但し、次の各号のいずれかに該当する場合には第三者から収集することができる。
１．本人の同意がある場合
２．個人の生命、身体、健康または財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められ る場合
３．法令に基づく場合 - 個人情報を第三者から収集する場合には、本人の人権及びプライバシーを侵害することのないよう十分に留意しなければならない。
- 個人情報の収集に際しては、思想、信条、宗教に関する事項並びに社会的差別の原因となる事項についてはいかなる理由によっても行ってはならない。
第6条（利用及び提供の制限）
収集した個人情報は、同窓会活動以外のために利用又は提供してはならない。但し、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。
- 本人の同意がある場合
- 当会の業務遂行上有益と認められ、かつ、保護委員会の承認を得た場合
- 個人の生命、身体、健康または財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められる場合
- 法令に基づく場合
第7条（適正管理）
- 本会は、個人情報の適正管理をはかるため、個人情報保護管理者（以下「管理者」という。）を置く。
- 管理者は、本会の事務局長の任命により事務局員がその任に当たる。
- 管理者は、所管の個人情報を、正確かつ最新の状態に保つように努めなければならない。
- 管理者は、個人情報の漏洩、滅失、毀損、改竄の防止のため適宜必要な措置を講じなければならない。
- 管理者は、保有する必要のなくなった所管の個人情報について、保護委員会の承諾を得たうえで適切に破棄・消去しなければならない。
第8条（外部への委託）
本会が、名簿の作成・発行、会報の発送等のために個人情報の取扱いを外部に委託する場合、次の各定めを厳守し、かつ、保護委員会の承認を得なければならない。
- 個人情報の管理が可能かつ適切と評価できる委託業者を選定すること。
- 提供する個人情報は、委託する業務遂行のために必要な最小限のものに限定すること。
- 本会が委託先に委託する際には、本会と委託先間の書面での契約を締結することとし、同契約書には、必ず下記事項を条項として盛り込むこと。
イ）委託された個人情報の保護の厳守
ロ）再委託の制限又は条件
ハ）委託された個人情報の漏洩等の事故発生時の措置
二）ハ）を除くイ）に抵触する事故発生時の措置
ホ）委託業務終了時の個人情報を含む媒体の返却または個人情報の消去
第9条（本人からの開示請求）
- 本人は、本会が保有する自己に関する個人情報について、管理者に対し、書面で開示を請求できる。
- 管理者は、前項の請求があった場合、遅滞なく本人に当該個人情報を開示しなければならない。但し、管理者は、開示しないことに正当な理由があると認められる場合、その理由を書面で本人に通知することにより当該個人情報の全部または一部を開示しないことができる。
第1０条（本人からの訂正・削除請求）
- 本人は、本会が保有する自己に関する個人情報に誤りがあると認められる場合、管理者に対し、書面でその箇所の訂正または削除を請求することができる。
- 管理者は、前項の請求があった場合、遅滞なく指摘事項を調査・確認のうえ、必要な措置を講じ、その結果を書面で本人に通知しなければならない。本人の請求に応じられないという場合には、その理由を付して書面で本人に通知しなければならない。
第11条（本人からの消去・利用停止等請求）
- 本人は、本会が保有する自己に関する個人情報が、不正な手段によって取得されていると認められる場合、又は、その利用目的達成に必要な範囲を超えて取り扱われていると認められる場合、管理者に対し、書面で消去や利用の停止を請求することができる。
- 本人は、本会が保有する自己に関する個人情報が、不当に第三者に提供されていると認められる場合、管理者に対し、書面で第三者への提供の停止を請求することができる。
- 管理者は、前2項の請求があった場合、遅滞なく指摘事項を調査・確認のうえ、必要な措置を講じ、その結果を書面で本人に通知しなければならない。本人の請求に応じられないという場合には、その理由を付して書面で本人に通知しなければならない。
第12条（本人からの不服申立て）
- 本人は、第9条、第10条、第11条の各請求に対し、管理者がこれに応じないという場合、保護委員会に対し、書面で不服申し立てをすることができる。
- 保護委員会は、前項による不服申立てを受けた場合、速やかにこれを審議・決定し、その結果を本人に書面で通知しなければならない。
第13条（報告）
本会での個人情報の取扱いに関し、漏洩又は改竄等の事故が発生した場合、遅滞なく本会の会長及び学校法人札幌光星学園に報告するものとする。
付則
- この規定は、令和6年12月13日から施行する。